هنگامی که مشتریان با کسب و کار شما تماس می‌گیرند، با یک تلفن گویا هوشمند (پاسخ صوتی تعاملی) از آنها استقبال کنید. مفهوم پاسخ صوتی تعاملی (IVR) برای اولین بار در سال ۱۹۶۲ معرفی شد و از آن زمان، با نوآوری‌های جدید تکامل یافته است. تلفن گویا منشی هوشمند به عنوان نماینده شما با مشتری تعامل می‌کند. منشی دیجیتال یا هوشمند، صدای مجازی ضبط شده‌ایست که برای ارائه پاسخ‌های ثابت و اطلاعات مشخصی برنامه‌ریزی شده است و به تجارت شما کمک می‌کند. Smart IVR Assistant کسب و کار شما را معرفی می‌کند، به تماس‌های مشتریان به بخش‌های مربوطه وصل می‌کند، سؤالات مشتریان را پاسخ می‌دهد و به ارائه خدمات و محصولات و همچنین تبلیغات شما کمک می‌کند.
دستیار تلفن گویا هوشمند در مقایسه با تلفن گویا مبتنی بر منو، ارتباطات طبیعی مبتنی بر مکالمه را برای مشتریان فراهم می‌کند. مشتریان با Assistant مانند هر نماینده انسانی دیگری تعامل دارند. دستیار تلفن گویا هوشمند از تشخیص گفتار برای درک سؤالات مشتری استفاده می‌کند و با استفاده از پایگاه دانش کسب و کار شما، به مشتریان پاسخ می‌دهد.
دستیار تلفن گویا هوشمند از هوش مصنوعی برای پاسخگویی و تعامل با مشتریان استفاده می‌کند. تلفن گویا منشی هوشمند، انتقال تماس را برای کسب و کار شما تغییر می‌دهد، به طور طبیعی مشتریان را در طول تماس راهنمایی می‌کند، به سؤالات مشتری رسیدگی می‌کند و در صورت نیاز، تماس را به یک بخش خاص یا نماینده انسانی هدایت می‌کند. برای کسب اطلاعات بیشتر درباره تلفن گویا منشی هوشمند، در ادامه این مقاله از گروه تولیدی صنعتی سریر، همراه ما باشید.
تلفن گویا منشی هوشمند چیست؟
تلفن گویا (IVR) مخفف عبارت Integrated Voice Response است. تلفن گویا یک سیستم نرم افزاری است که به شما امکان می‌دهد از طریق صدای ضبط شده روی تلفن با افراد ارتباط برقرار کنید. از تلفن گویا برای انواع مشاغل، کارخانه‌ها و شرکت‌ها استفاده می‌کنند. این سیستم تلفن برای پاسخگویی به مشتریان بالقوه‌ای طراحی شده است که می‌خواهید پاسخگویی سریع و ارائه خدمات ویژه‌ای را در اختیارشان بگذارید.
محبوبیت سیستم‌های تلفن گویا هر روز در حال افزایش است و از این رو برای مراکز تماس و همچنین مشاغل مختلف، افزایش درآمد و نرخ حفظ مشتری را به وجود می‌آورد.
مکانیزم عملکرد تلفن گویا چگونه است؟
تلفن گویا به عنوان یک سیستم تلفن خودکار عمل می‌کند و پیام‌های از پیش ضبط شده را با یک رابط چند فرکانسی (DTMF) ترکیب می‌کند. این کار تماس‌گیرندگان را درگیر می‌کند و به آنها اجازه می‌دهد بدون حضور یک نماینده زنده به اطلاعات مورد نظرشان دسترسی داشته باشند.
اگر مایل به پیاده سازی تلفن گویا هستید، به برد تلفن و همچنین نرم افزار تخصصی تلفن گویا نیاز دارید. بهترین چیز در مورد تلفن گویا این است که به شما امکان می‌دهد صداهای ضبط شده را بر اساس نیازهای خاص تماس گیرنده تنظیم کنید. به عنوان مثال، شما می‌توانید با زدن “عدد یک” از روی صفحه کلید و یا هر عدد دیگری به یک سرویس خاص (پاسخ‌ها یا پیام‌های مشخصی) دسترسی پیدا کنید.
تلفن گویا منشی هوشمند به تماس گیرندگان اجازه می‌دهد تا تماس‌های خود را به بخش‌های مربوطه هدایت کنند. در نتیجه، این منجر به نرخ پرش کمتر و همچنین هزینه‌های عملیاتی پایین‌تر می‌شود. در زیر شرح گام به گام نحوه عملکرد تلفن گویا آورده شده است:
مرحله ۱: تماس گیرنده شماره شرکت شما را می‌گیرد
در این مرحله مشتری به دلیل خاصی با شماره شرکت یا خدمات مشتری تماس گرفته است.
مرحله ۲: تماس گیرنده با یک پیام از پیش ضبط شده استقبال می‌شود
پیام ورودی از مشتری درخواست می‌کند که برای ارائه اطلاعات مورد نظرش شماره گیری یک عدد مشخص را انجام دهد.
مرحله ۳: داده‌ها با تماس گیرنده به اشتراک گذاشته می‌شود
پس از اینکه تماس گیرنده عدد مورد نظرش را شماره‌گیری کرد، می‌توان یک بازیابی ساده CRM را انجام داد. سپس اطلاعات مورد نیاز به تماس گیرندگان داده می‌شود و نیازهای آنها برآورده می‌شود.
مرحله ۴: ارتباط را بررسی کنید
هنگامی که تماس گیرنده برای دریافت تعامل، گزینه تلفن گویا را شماره گیری می‌کند، تماس گیرنده می‌تواند به یک نماینده مناسب برای مشکل خود هدایت شود. سپس فوراً به نماینده یا بخش مربوطه متصل می‌شود یا باید در یک صف انتظار برای دریافت راهنمایی منتظر بماند.
مزایای سیستم‌های تلفن گویا منشی هوشمند
سیستم‌های تلفن گویا منشی هوشمند به دلایل مختلف می‌توانند برای مراکز تماس و مشاغل، سودمند باشند. برخی از این مزایا عبارتند از:
- دستیار تلفن گویا می‌تواند باعث افزایش تعامل و پاسخگویی به مشتریان، برای کسب و کار شما باشد
- دستیار تلفن گویا هوشمند به عنوان صدای برند شما عمل می‌کند و از هوش مصنوعی و پایگاه دانش کسب و کار شما برای خدمت به مشتریانتان استفاده می‌کند.
- Smart IVR Assistant این هوشمندی را دارد که از طریق NLP (پردازش زبان طبیعی) به سؤالات مشتریان پاسخ بدهد. منشی هوشمند در یک گفتگوی طبیعی با مشتریان شرکت می‌کند.
- اپراتور هوشمند تماس‌های مشتریان را از طریق سیستم تلفن دریافت می‌کند و از تشخیص گفتار برای صحبت با مشتریان استفاده می‌کند. دستیار صداهای پاسخگویی متنوعی دارد، از جمله انتخاب بر اساس جنسیت (صدای مرد/زن)، کشور (آمریکا، انگلیس و …) و لهجه (آمریکایی، بریتانیایی و …).
- Smart IVR Assistant یک دستیار خودکار است که می‌تواند مدیریت تماس را بر اساس نیازهای کسب و کار شما انجام دهد. منشی هوشمند، ارتباطات چند خطی را فراهم کرده و چندین تماس را به طور همزمان مدیریت می‌کند و کار چندین اپراتور انسانی را انجام می‌دهد.
- تلفن گویا منشی هوشمند برای کسب و کار شما صرفه جویی می‌کند، زیرا فقط یک بار باید آموزش ببیند و سپس برای همیشه به کارمند آموزش دیده شما تبدیل می‌شود و به مشتریانتان خدمت می‌کند.
- دستیار تلفن گویا هوشمند با صرفه جویی در زمان برای مشتریان شما، رضایت آنها را افزایش می‌دهد. مشتریان برای دریافت اطلاعات یا اتصال به یک بخش، نیازی به انتخاب چندین گزینه منوی مبتنی بر اعداد ندارند. آنها می‌توانند مستقیماً سؤالشان را بپرسند یا از منشی هوشمند بخواهند که به بخش خاصی متصل‌شان کند.
- منشی هوشمند، امکان چند زبانگی (زبان‌های انگلیسی، اسپانیایی و سایر زبان‌ها) نیز برای کسب و کار شما وجود دارد و توانایی ارائه خدمات به مشتریان با زمینه‌های مختلف را دارد.
- Smart IVR Assistant ارتباطات شبانه روزی را برای مشتریان شما فراهم می‌کند. بنابراین مشتریان شما نیازی به صبر کردن برای ارتباط با کسب و کار شما ندارند.
چرا یک کسب و کار باید از تلفن گویا استفاده کند؟
به طور معمول، مشاغل یا مراکز تماس برای مسیریابی تماس‌ها بر اساس انتخاب‌های خاص تماس گیرندگان از تلفن‌های گویا استفاده می‌کنند.
با این انتخاب‌ها، می‌تواند تعیین کند که چه اقدامی باید انجام شود. این می‌تواند از تماس‌گیرندگانی که می‌خواهند با یک بخش تماس بگیرند، تا تیم پشتیبانی فنی و یا حتی فقط می‌خواهند با یک نماینده انسانی در مورد مشکل خود صحبت کنند.
علاوه بر این، برای ارائه اطلاعات تبلیغاتی، به روز رسانی یا هر دستورالعمل مهم دیگری نیز استفاده می‌شود. به عنوان مثال، اطلاع دادن به تماس گیرندگان مبنی بر اینکه تماس آنها ضبط می‌شود و اگر مایلند ادامه دهند.
در اصل، تلفن گویا فقط برای سازماندهی صف تماس مراکز تماس استفاده می‌شد. با این حال، سیستم‌های تلفن گویا راه طولانی را پیموده‌اند و اکنون به طور گسترده برای اتوماسیون فرآیندهای ساده استفاده می‌شوند.
آنها همچنین مسئول ارائه گزینه‌های سلف سرویس به تماس گیرندگان هستند. این امر مخصوصاً برای حل سؤالات و نیازهای مشتری که معمولاً توسط نمایندگان مرکز تماس انجام می‌شود مفید است.
خرید و راه اندازی تلفن گویا منشی هوشمند
گروه صنعتی و تولیدی سریر ویپ ارائه دهنده انواع تلفن گویا با منشی هوشمند است و از نصب و راه‌اندازی گرفته تا پشتیبانی و خدمات پس از فروش آن را برای مشتریان عزیز انجام می‌دهد. برای سفارش سیستم تلفن مورد نظر خود و دریافت هر گونه مشاوره، می‌توانید همین امروز با کارشناسان گروه سریر تماس حاصل فرمایید.
